Sorting by

×

Hybride werken is samenwerken: praktische ideeën

 

Het werken wordt meer en meer verschillend: werken op verschillende locaties en tijdstippen.

In dit artikel maken we enkele praktische afspraken voor teams die het hybride werken zijn ingeslaan.

Gezamenlijke activiteiten

Het is belangrijk om voor verschillende activiteiten in kaart te brengen waar, wanneer en hoe ze worden uitgevoerd. Bijvoorbeeld voor werktaken en overleggen. Houd hierbij het doel van de activiteit in gedachten. Maar kijk ook naar het nut of de noodzaak om elkaar fysiek, online of hybride  te zien. Zo blijkt dat brainstormsessies vaak beter werken als mensen fysiek bij elkaar zitten, terwijl een voortgangsoverleg net zo goed online (of hybride) kan plaatsvinden.

Denk bij het in kaart brengen niet alleen aan de formele activiteiten maar ook aan de informele activiteiten die de verbinding in een team helpen verbeteren. Onderstaande vragen helpen je om de activiteiten en passende locatie voor jouw team in kaart te brengen:

Welke activiteiten doen wij als team samen? 

Denk aan momenten waarop jullie elkaar ontmoeten in verschillende samenstellingen, zowel informeel als formeel. Voorbeelden zijn: een teamoverleg, een overleg tussen twee teamleden, een brainstorm, een informeel overleg, een opvolging, een vrijdagmiddagbabbel, een nieuwjaarsdrink.

Bereikbaarheid

Naast afspraken over werken vanaf verschillende locaties, kun je ook afspraken maken over werken op verschillende tijdstippen. Zo kan het zijn dat de ene collega zich het liefst houdt aan traditionele werktijden, terwijl de ander ook soms in de avond of in het weekend wil werken. Dat is voor iedereen anders, bijvoorbeeld omdat de één een jong gezin heeft en de ander mantelzorgtaken. Maar ook het samenwerken met andere tijdzones, behoefte aan bewegen en sporten onder werktijd of juist daarbuiten, of een ‘avond- of ochtendmens’ zijn kunnen meespelen.

Het is belangrijk dat collega’s duidelijk weten wie wanneer aan het werk is. En dus ook: wie wanneer bereikbaar is. Maak daarom afspraken over verwachtingen rondom bereikbaarheid binnen het team. De volgende vragen kunnen hierbij helpen:

Maak afspraken over hoe ieder teamlid laat zien wanneer en waar hij of zij werkt. Maak dit bijvoorbeeld duidelijk in de agenda.
Breng in kaart of er teamafspraken zijn over bereikbaarheid tijdens en buiten het werk. Moet je bijvoorbeeld altijd bereikbaar zijn als je aan het werk bent? Moet je altijd in iemands agenda kunnen zien of je diegene kunt bellen?
Hoe werken teamleden aan projecten? Doen zij dat gezamenlijk en tegelijkertijd, of juist op verschillende momenten en los van elkaar?

 

Communicatievormen

Je kunt daarnaast ook nadenken over communicatievormen binnen je team. Communiceer je iets op één gezamenlijk moment aan alle teamleden, bijvoorbeeld tijdens een overleg? Of communiceer je op verschillende momenten naar individuele teamleden, bijvoorbeeld door een mail te sturen of iets te plaatsen op het intranet? Elk contactmoment kun je formeel (bijvoorbeeld over projecten en voortgang) of informeel (bijvoorbeeld gefocust op contact en verbinding) insteken.

Contactmomenten vinden plaats via verschillende kanalen (bijvoorbeeld via videobellen, e-mail of WhatsApp). Elk kanaal heeft voor- en nadelen. Zo kan videovergaderen heel effectief en efficiënt zijn, maar ook extra vermoeiend. Bij communicatie via e-mail of WhatsApp kan de nuance ontbreken of kunnen teamleden humor en sarcasme verkeerd interpreteren.

 
 
 

​ 

Leave your thoughts

Archieven

Categorieën

Werkenbijdegemeente  is een partnersite van: werkenbijdeoverheid