De gemeenteraad of raad voor maatschappelijke welzijn bepaalt in het huishoudelijk reglement de nadere voorwaarden voor de uitoefening van het inzagerecht. De raadsleden moeten bij het uitoefenen van hun inzagerecht rekening houden met deze voorwaarden opgenomen in het huishoudelijk reglement.
Het bepalen van die voorwaarden behoort tot de lokale autonomie. Het huishoudelijk reglement mag de rechten van raadsleden niet inperken. Een raadslid moet het inzagerecht op een normale wijze kunnen uitoefenen.
In het huishoudelijk reglement kan bijvoorbeeld de verplichting worden opgenomen om een bepaald aantal dagen op voorhand aan te geven welke stukken zij wensen in te zien. Uiteraard moet deze termijn redelijk zijn. Raadsleden hebben er alle baat bij dat hun aanvraag tot inzage zo snel als mogelijk wordt behandeld. Ik kan daar evenwel geen specifieke termijn opzetten, omdat dit vraagt om een lokale invulling. De termijn kan bijvoorbeeld afhankelijk zijn van de toetsing van de vraag tot inzage aan de regelgeving omtrent privacy en gegevensbescherming en de bewerkingen die daardoor moeten gebeuren.
Als een raadslid van mening is dat de bepaling daarover opgenomen in het huishoudelijk reglement zijn of haar rechten als raadslid schendt, dan kan het raadslid daartegen klacht indienen bij de toezichthoudende overheid.
Uiteraard is dit anders voor de dossiers over punten die op de agenda van de gemeenteraad of raad voor maatschappelijk welzijn zijn geplaatst. Daarvoor geldt een bijzondere regeling. Deze dossiers moeten op grond van artikel 20 en artikel 74 van het decreet over het lokaal bestuur constant ter beschikking gehouden worden van de raadsleden vanaf het ogenblik van de verzending van de agenda tot het ogenblik van de raadszitting.
